In 20 Minuten prüfen wir, wie gut BuHaBot zu Ihren bestehenden Beleg- und E-Mail-Prozessen passt.
Findet relevante Mails und DokumenteErkennt Rechnungen selbständig
legt alles geordnet abBei unklaren Dokumenten hällt er Rücksprache mit Ihnen
Liest wichtige Informationen ausstellt es für nachfolgende Buchungssysteme zum Import bereit
BuHaBot übernimmt das Sichten von E-Mails, das Erkennen von Rechnungen und das Vorsortieren von Belegen, damit Ihr Team seine Zeit in Mandanten und Beratung statt in Routineaufgaben investiert.
EINSAMMELN
Einsammeln statt Hinterherlaufen:
Der Buha Bot checkt Ihre Buchhaltungs-Postfächer in festgelegten Abständen und holt sich nur das, was wirklich buchungsrelevant ist.
KI-BRILLE
KI-Brille auf:
Das System erkennt Dokumenttypen und prüft Summen, Steuersätze und Dubletten – bevor irgendetwas in die Nähe Ihrer Buchhaltung kommt.
ABLAGE
Digitale Ablage ohne Suchspiel:Belege landen automatisch an der richtigen Stelle im Archiv – verschlagwortet und auffindbar, auch ohne „Dateiname_final_final3.pdf“.
IMPORTFERTIG
Importfertig für die Buchhaltung: Ein Mapping-Layer bereitet alles so vor, dass Ihr Buchhaltungssystem nur noch „Bitte einlesen“ sagen muss.
SIE ENTSCHEIDEN
Mensch bleibt Chef: Unsichere Fälle werden gekennzeichnet und landen in einer übersichtlichen Liste. Sie entscheiden, der Bot lernt.
MONITORING
Wenn etwas klemmt, erfahren Sie es zuerst: Monitoring, Logs und Benachrichtigungen sorgen dafür, dass Sie schneller Bescheid wissen als Ihre Mahnläufe.
1. Passt BuHa Bot zu unserer bestehenden Kanzlei-Software (z. B. DATEV, Agenda, Lexware)?
Ja. BuHa Bot bereitet E-Mails und Belege so auf, dass sie in Ihre bestehenden Systeme importiert oder dort weiterverarbeitet werden können – ohne Systemwechsel.
2. Wie entlastet BuHa Bot mein Team beim Fachkräftemangel?
BuHa Bot übernimmt Routineaufgaben wie E-Mails sichten, Belege erkennen und vorsortieren. Ihr Team gewinnt dadurch Zeit für fachliche Arbeit und Mandantenkontakt.
3. Wie sicher sind unsere Mandantendaten?
BuHa Bot verarbeitet Daten nach klar definierten, datenschutzkonformen Prozessen mit rollenbasierten Zugriffen. Details zur konkreten Umsetzung werden vor Projektstart abgestimmt.
4. Wie viel Einführungsaufwand habe ich in der Kanzlei?
BuHa Bot wird an Ihre bestehenden E-Mail- und Belegprozesse angebunden und über passende Regeln und Schnittstellen konfiguriert. Ihr Team arbeitet dabei weiter mit den gewohnten Systemen.
5. Was passiert, wenn BuHa Bot bei einem Dokument unsicher ist?
Unklare Fälle landen im Review durch Ihr Team, nicht in der automatischen Verarbeitung. Sie behalten jederzeit die finale Entscheidung.
6. Für welche Kanzleien lohnt sich BuHa Bot besonders?
BuHa Bot eignet sich besonders für wachstumsorientierte Kanzleien mit 10–40 Mitarbeitenden und hoher Belegflut im Posteingang. Je höher das Belegvolumen, desto größer ist in der Regel der Entlastungs-Effekt.
7. Wer haftet für die Buchführung, wenn wir BuHa Bot einsetzen – wir oder das Tool?
Die Verantwortung für die Buchführung bleibt immer bei der Kanzlei beziehungsweise beim Mandanten. BuHa Bot unterstützt bei der Vorbereitung, ersetzt aber keine fachliche Prüfung und keine Entscheidung mit buchhalterischer oder rechtlicher Wirkung.
8. Trifft BuHa Bot eigenständig buchhalterische Entscheidungen oder bucht automatisch?
Nein. BuHa Bot erstellt Vorschläge für die weitere Verarbeitung in Ihrer Buchhaltungssoftware; die fachliche Prüfung, Freigabe und endgültige Buchung erfolgt immer durch einen Menschen in Ihrer Kanzlei.
9. Wie läuft die Prüfung vor der Weiterverarbeitung konkret ab?
Bevor Belege archiviert werden oder in die Nähe der Buchhaltungssoftware kommen, werden alle relevanten Rechnungsdaten in einer grafischen Benutzeroberfläche angezeigt. Ein Mensch prüft diese Angaben und muss sie aktiv freigeben, bevor der Beleg weiterverarbeitet wird.
10. Wo werden die Daten verarbeitet und gehostet?
BuHa Bot wird in Rechenzentren von Hetzner in Deutschland betrieben. Damit bleiben die Daten in der EU und unterliegen dem europäischen Datenschutzrecht.
11. Ist BuHa Bot DSGVO-konform einsetzbar?
Ja. Die Architektur ist auf eine DSGVO-konforme Nutzung mit Auftragsverarbeitungsvertrag und klar geregelten Verantwortlichkeiten ausgelegt.
12. Wer hat Zugriff auf die Daten, die BuHa Bot verarbeitet?
Zugriffe sind rollenbasiert geregelt und auf das benötigte Minimum beschränkt. Mandantendaten stehen nur den berechtigten Personen in Ihrer Kanzlei und den für den Betrieb notwendigen Systemkomponenten zur Verfügung.
13. Kann ich nachvollziehen, was BuHa Bot mit einem Beleg gemacht hat?
Ja. Vorschläge und Verarbeitungsschritte können protokolliert werden, sodass nachvollziehbar bleibt, was BuHa Bot vorbereitet hat und was von einem Menschen freigegeben wurde.
14. Ist BuHa Bot ein KI-Agent, der eigenständig rechtlich relevante Entscheidungen trifft?
Nein. BuHa Bot ist eine Automatisierungslösung für wiederkehrende Prozessschritte, nicht für eigenständige rechtlich relevante Entscheidungen. Verantwortung und Freigabe verbleiben immer bei Ihrer Kanzlei.
15. Löst KI auch dann unsere Probleme, wenn in der Kanzlei noch kein klarer Prozess existiert?
Nein. Automatisierung verstärkt bestehende Abläufe; wenn der Prozess unklar oder chaotisch ist, muss zuerst ein sauberer, definierter Workflow geschaffen werden, bevor KI sinnvoll eingesetzt werden kann.
16. Was passiert, wenn sich rechtliche Anforderungen ändern?
Regulatorische Entwicklungen können in Konfiguration und Dokumentation berücksichtigt werden. Die rechtliche Bewertung und Entscheidung zur Nutzung bleibt jedoch immer bei der Kanzlei.